Visa Europe in collaborazione con l’Università dell’Insubria ha concluso la prima sperimentazione in Italia di Carte d’Acquisto adottate da un’organizzazione del settore pubblico. Il progetto di Carte d’Acquisto Visa si è svolto presso il Dipartimento DICOM (Dipartimento di Informatica e Comunicazione, con sede a Varese) e ha previsto una fase sperimentale di 8 mesi, da maggio 2010 a gennaio 2011. Il programma è stato finalizzato in particolare per spese di basso importo, per le quali, al di sotto di una certa soglia, non è previsto l’utilizzo di gare pubbliche, e per acquisti di approvvigionamento online.
Il programma implementato da Visa presso DICOM si è avvalso, oltre alle Carte d’Acquisto Visa di tipo tradizionale, anche di soluzioni di pagamento “virtuali”, ossia carte di pagamento senza supporto plastico, emesse, a seconda della necessità, a nome del Dipartimento. Le carte Visa virtuali, con validità temporanea, sono state utilizzate per acquisti on-line a prezzi concorrenziali o per l’approvvigionamento di beni e servizi acquistabili solo in Rete. Sono stati acquistati sul web, ad esempio, libri a prezzi scontati o abbonamenti a riviste internazionali su siti esteri, oppure è stato possibile effettuare l’iscrizione a conferenze e forum. Tutte le spese effettuate con le Carte d’Acquisto Visa sono state addebitate su un unico conto corrente intestato a DICOM presso la Banca tesoriera.
L’esperienza con DICOM ha permesso a Visa di calcolare “sul campo” il risparmio economico e di impatto ambientale ottenuto con l’utilizzo delle carte d’acquisto Visa. Su base di un numero di ordini pari a 1000, e calcolando il tempo medio di evasione di 16 minuti a ordine, si ottiene un risparmio cumulativo di tempo stimato in 266,67 ore lavorative, pari a 38,10 giorni lavorativi. La stima di riduzione di impatto ambientale mostra una riduzione dell’uso di carta del 35% con un conseguente abbattimento di emissione di CO2. Inoltre questo risparmio ha determinato che i dati del processo risultano essere in parte digitalizzati e quindi facilmente controllabili, gestibili e archiviabili.
“Sono lieto che l‟Università dell‟Insubria abbia aderito al progetto. L‟efficace gestione dei pagamenti è una componente fondamentale della finanza del settore pubblico e l‟introduzione delle carte di pagamento quale strumento per l‟approvvigionamento garantisce una maggior efficienza, controllo e velocità dei processi” – ha commentato Davide Steffanini, direttore generale di Visa Europe in Italia – “Le Carte d‟Acquisto consentono un controllo flessibile e sicuro dei limiti di spesa, che può essere declinato per tipo di beni, per importo o per fornitori; nonché la velocizzazione dell‟evasione di pagamenti verso i fornitori. I dati registrati al termine della fase pilota e la valutazione del partner dimostrano la buona riuscita del progetto, che continuerà e che auspichiamo possa essere presto adottato da altre organizzazioni del Settore Pubblico”.
Uno dei benefici aggiuntivi delle carte Visa inserite nel programma per il Dipartimento di Informatica e Comunicazione dell’Università dell’Insubria è dato dalle informazioni e dai dati sulle transazioni effettuate, scaricabili online, che hanno permesso un’attenta e precisa analisi di tutti gli acquisti.
Questa ricchezza e trasparenza di informazioni è stata inoltre molto utile per determinare i risultati finali della sperimentazione, che ha permesso di redigere un rapporto finale a cura di un operatore super-partes, OpenKnowledge, reso poi disponibile agli attori coinvolti.
Il rapporto finale comprende tre diverse fasi di valutazione: dall’audit delle procedure amministrative del Dipartimento prima dell’introduzione delle carte, al test di performance delle carte d’acquisto Visa attraverso il loro utilizzo continuativo per tutta la durata del pilota, fino alla valutazione dell’esperienza attraverso l’impiego di alcuni macro-indicatori quali affidabilità, sicurezza, chiarezza su informazioni e reportistica ed efficienza.
In termini di affidabilità, la qualità complessiva del servizio è risultata essere costante e non ha presentato alcuna interruzione. La sicurezza del sistema è stata giudicata alta sia per gli acquisti online sia per gli acquisti tradizionali presso esercizi. La valutazione della chiarezza delle
informazioni e della reportistica mostra un miglioramento complessivo della qualità, con giudizi molto elevati così come per il giudizio espresso sul tema dell’efficienza, sia in rapporto alla velocità dei processi e dei pagamenti, sia in relazione al miglioramento del servizio nel corso del tempo. L’esperienza di pagamenti con carte d’acquisto Visa ha consentito a DICOM una centralizzazione delle politiche di acquisto e il loro costante monitoraggio e in futuro potrà portare a una negoziazione di sconti e/o tariffe con i fornitori più puntuale ed efficiente.